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餐饮信息化之集团管理篇

 

餐饮信息化之集团管理篇

应对连锁经营后的信息化需求

 

 

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门 店运营层与门店管理层主要解决餐饮企业单店运行与管理需求。随着餐饮经营的连锁化,信息化管理必须适应连锁化管理的发展要求,因此,围绕多门店、跨地域的 集团管理解决方案是餐饮信息化的必然趋势。集团管理主要提供餐饮企业的综合管理平台,要求具有远程管理和综合管理两种属性。远程管理提供酒店老板或酒店管 理者实现异地对酒店经营情况的查询与掌控; 综合管理则提供酒店管理人员对下属门店(包括加盟、合作)的集中化管理,即人、财、物的综合管理。 

 

集团管理系统的组成 

 

在 当前提供餐饮信息化管理系统产品的专业厂家中,关于集团管理的解决方案在具体实现的方式以及技术手段方面可能存在着一定的差异,但在主要功能上并无多大的 异同。如前所述,集团管理层必须提供远程管理和综合管理两大功能。据此,我们可以将集团管理层分成两大子系统,即远程查询子系统和连锁管理子系统。 

 

远 程查询子系统提供管理者远程对门店经营情况的查询和掌控。管理者可以通过互联网或电话拨号等方式,通过授权登录门店数据库服务器,并按开放的权限进行信息 的浏览。远程查询子系统的显著特点是: 第一,探测性查询,直接访问各门店,不需要建立集团管理系统,节省投资; 第二,适用于在单店或连锁店较少情况 下,管理者对酒店进行远程管理的需要。比较适合于餐饮信息化应用推广初期的应用,在门店数量很小还不需要进行集中管理,同时管理者又希望能实时了解各门店 的经营状态的情况下,可以采用远程查询方案。 

 

连 锁管理子系统保证连锁企业对旗下门店进行综合管理。当连锁店到达一定规模后,连锁店需要改变管理方式以最大幅度降低企业的运行成本。这种变化集中体现在以 下几个方面: 一是财务(包括审计)集中管理,减少管理人员,降低人员成本,提升财务管理水平,降低资金风险; 第二,物资统一采购与统一配送,降低人员 成本与采购成本,减少库存积压,控制物资损耗; 第三,统一进行客户管理,辅助实施统一销售策略。连锁管理子系统的主要特点是管理集中化,可以将门店的部 分管理职能提升到总部来完成,在瘦身门店管理职能、减少门店管理人员的同时,达到集约化管理的目标。 

 

远程查询子系统 

 

远程查询子系统(参见图1)对门店服务器的访问可以通过宽带网络接入,也可以使用电话拨号方式实现。酒店可以根据酒店的具体情况,确定使用何种方案。 

 

 

图1 远程杳询子系统网络示意图

从理论上讲,通过远程访问,管理者可以获取门店运行的所有信息。如经营收入、销售数据分析、库存数据、现场经营状况等信息。但是,对于大多数管理者来说,现阶段管理的需求还是集中在销售数据和现场经营状态等层面的信息。 

 

从 适用性的角度说,远程查询子系统着重提供财务统计、销售分析和现场经营数据等方面的数据: 第一,财务统计应涵盖阶段营业报表、账单明细查询、优惠统计查 询、卡预收入查询、卡消费查询。通过这些报表,管理者可以了解到每天的营业收入(包括不同支付方式)情况,也可以查询到每一笔账单的具体情况,以及当天都 做了多少优惠(打折、赠送、去零等)等。对于发行有值卡的酒店,还可以了解到储值卡的预收收入情况等。第二,销售分析应涵盖菜品销售分析、菜类销售分析、 翻台率分析、人均消费分析。通过这些报表,管理者可以对经营特征进行分析,及时发现经营中的积极因素和存在的问题,便于及时对经营作出调整。第三,现场经 营数据应涵盖餐桌状态、已结账单、就餐人数、未结账单。一般情况下,酒店的经营状态都是平稳的,且按一定的曲线周期性变化。但是,在某些特定情况下,酒店 管理者希望能及时获取酒店的运行情况,如: 今天有多少餐位预订,现在坐了多少桌,有多少人正在用餐等。这些问题通过远程查询可以获得。 

 

由于远程查询子系统的主要使用对象为酒店的管理者,而不是管理人员,远程查询子系统有时候又被俗称为“经理查询”。 

 

连锁管理子系统 

 

连锁管理子系统(参见图2)为餐饮企业构筑基于总部的集中管理平台,至少应包括三个模块: 销售与财务统计模块、物流进销存管理模块、客户管理模块。连锁管理实际涉及的业务流程和功能比较复杂,限于篇幅,这里只介绍一些概念。其主要业务模块如下。 

 

 

图2 连锁管理子系统的网络示意图

销 售与财务统计模块 主要功能包括财务统计、销售分析、管理审计,还包括对单店或某些分店,或者是所有分店的数据统计与分析。财务统计一般涉及账单明细查 询、收银员日报表、收银员汇总表、营业汇总查询、营业汇总年报表、阶段营业报表等; 销售分析一般涉及餐饮销售查询(按厅号)、餐饮销售查询(按单品)、 餐饮销售查询(按类别)、销售价格分析、人均消费分析、菜品排行榜、菜品销售明细、阶段销售分析、成本分析报表、菜品销售分析、菜类销售分析、各类台桌分 析、账单消费菜品统计等基本报表; 管理审计一般涉及日志查询、红冲查询、补单查询、退菜明细查询、打折去零查询、收银员考核表、点菜员工作查询、重结账 查询、免单查询、菜品反查报表。对于发行储值卡的连锁企业,销售与财务统计模块还涉及“一卡通”的结算。 

 

物流进销存管理模块 主要功能是库存分析与物流配送。库存分析一般应涉及库存状态浏览、库存毛利分析、库存盘点报表、库存损溢报表、出入库统计等。 

 

客户管理模块 主要功能是实现客户基本信息及消费信息和客户信息查询、客户生日查询、客户积分查询、客户消费明细查询、客户消费特征查询等。 

 

实施经验 

 

集团管理方案的实施 

 

餐 饮发展也是阶段性的,不同发展时期餐饮经营具有不同的特征。前几年,规模化经营特点明显,许多餐厅讲求档次、规模,以大气造人气,以排场吸引客人。近两年 随着人们物质和文化生活水平的不断提高,特别是在经济较为发达的城市,人们消费观念发生了很大的变化,一些规模适度、讲求特色、有情调,讲求文化气息、格 调品位高的特色餐厅成为美食爱好者的新宠。这些餐饮企业通过改进获得了新生,尝到了甜头,并寻求通过连锁化经营,实现快速发展。因此,现阶段餐饮已步入连 锁化发展阶段。 

 

餐 饮连锁化经营的好处不言而喻。连锁化有助于实现品牌建设与扩张,连锁化有助于业务的快速发展,实现规模经营。连锁化经营同时也给管理带来挑战,店多了、分 散了,如何管理?这些问题对于连锁企业来说必须面对并加以解决的。有些国内餐饮企业在连锁经营管理方面明显准备不足,等问题出现了,再寻找解决的办法,这 时对业务的成长造成的影响已无法挽回。这一点我们需要向洋快餐学习,他们的管理标准化工作,即标准化管理模式,值得借鉴。这些企业在业务拓展上,通过复制 很快得以完成。一切显得是那么轻松、自如。尽管连锁化经营涉及要解决的问题是多方位的,但是,任何情况下,一套适合于餐饮连锁化管理的信息化管理平台(或 工具)都是不可或缺的。 

 

从餐饮企业的长远发展看,餐饮在实施连锁化经营时应充分考虑到信息化管理的重要性,并寻求合适的解决方案,做好实施准备,制定有效的实施计划。 

 

首 先,要选择具有管理深度的系统解决方案。一套只处理收银结账的软件,如POS收款机,只能给餐厅提供销售过程的相关统计数据,无法解决管理问题,更不能解 决连锁管理问题。目前,一些小的软件提供商所提供的软件主要还是基于前台的管理,真正全面的解决方案必须是具有一定规模的专业性公司才能提供。因为将管理 功能整合进系统,需要两个基本条件: 一是需求了解得是否全面,这涉及到大量的需求调研,以及产品是否已经历大量客户的使用,即客户的考验; 二是对餐饮 管理的理解,这需要有技术背景,同时又有行业管理经验高级人员参与系统的设计与评估。而这些恰恰是小软件公司所不能做到的,只有具有一定规模的专业公司才 具有这些条件。 

 

其次,必须循序渐进,注重实效。与门店运行系统的实施相比,连锁化管理的实施具有更大的难度。因此,需要把握好实施的节奏,不要“一口吃成一个胖子”。建议循序渐进,分步实施,在取得成功经验的基础上进行推广,确保信息化管理推进的有效性。 

 

另 外,信息化管理的实施必须从最高管理者自身做起,从思想上、行动上保持高度的重视。管理者必须意识到,任何一套信息化管理系统都必须要通过有效地实施,才 能发挥作用。指望拿来即用、用了就解决所有管理问题的想法不可取。只有全面配合,全力推动信息化建设的企业才能够将信息化管理工作做好,并使其真正发挥作 用,才能为管理水平的全面提升作出贡献。